Jihlava: "Probereme Jihlavu online" - participace ke strategii ve ztížených podmínkách

Jihlava: "Probereme Jihlavu online" - participace ke strategii ve ztížených podmínkách Detailně zpracovaná dobrá praxe

K tvorbě strategického plánu pro rozvoj města Jihlavy jsme díky garantce celého procesu - primátorce - mohli přistoupit maximálně participativně. Širokou i odbornou veřejnost, instituce, firmy jsme chtěli jak u analytických prací, tak u tvorby vize a klíčových oblastí, tak u návrhové části. Navzdory špatné epidemiologické situaci od podzimu 2020 do jara 2021 jsme na zapojení vybraných cílových skupin nerezignovali. Maximálně jsme využili technické zázemí úřadu (GIS) a rad externích odborníků a odbornic z oblasti participativního plánování, urbanismu, sociologie a geografie. Během ledna - března 2021 jsme do online mapy zaznamenali společně s veřejností cca 1000 podnětů v rámci celého území Jihlavy a váhu podnětů ověřili u veřejnosti navazující online anketou, kterou využilo více než 1300 lidí. Celému mapování výrazně pomohly virtuální kavárny - videokonference každý pracovní den v podvečer pro tu kterou část města (pro centrum a celé město byla setkání opakovaná). V rámci videokaváren jsme společně s veřejností zadávali podněty do mapy. Totéž mohl udělat kdokoliv v období sběru podnětů. Do sběru se zapojila široká veřejnost - tzn. dokázali jsme oslovit různé věkové skupiny a pomoci jim překonat bariéru osvojování si si elektronických nástrojů.

Základní informace

Název obce/města/regionu:	Jihlava
Příjmení, jméno:	Anika Chalupská
Organizace:	Statutární město Jihlava
E-mail:	anika.chalupska@jihlava-city.cz
Telefon:	731 181 990
Téma:	Komunikace mezi veřejnou správou, občany a dalšími subjekty, participace Systém plánování a řízení, vč. urbanismu a revitalizací, územního plánování a regionálního rozvoje

Název obce/města/regionu:

Jihlava

Příjmení, jméno:

Anika Chalupská

Organizace:

Statutární město Jihlava

E-mail:

anika.chalupska@jihlava-city.cz

Telefon:

731 181 990

Téma:

Komunikace mezi veřejnou správou, občany a dalšími subjekty, participace
Systém plánování a řízení, vč. urbanismu a revitalizací, územního plánování a regionálního rozvoje

Popis a výstupy
Čeho se podařilo v rámci Vašich aktivit/projektů dosáhnout?	Naším cílem bylo zapojit veřejnost z celého města do zmapování silných a slabých stránek města Jihlavy, případně příležitostí a hrozeb. Výstup slouží navazujícím etapám tvorby strategického plánu. V kvalitativní části mapování se nám podařilo získat 924 podnětů, v kvantitativní fázi, která měla ověřit váhu podnětů, jsme získali více než 1300 hlasů. Cíle se podařilo dosáhnout prostřectvím pečlivě naplánované komunikační kampaně (v rámci úřadu se zapojením PR externistky), zaškolení facilitátorek v online facilitaci veřejných projednávání externí firmou, detailní přípravy jednotlivých fází participace s urbanistou, geografkou a sociologie. Klíčovou roli sehrálo oddělení GIS, které na míru nastavilo ovládání online mapy i sběr dat tak, aby na ně navazující práce byla maximálně efektivní a vizuálně atraktivní.
Vznikly konkrétní dokumenty (publikace, videozáznamy, metodiky.. )?	ANO K celému procesu tvorby Strategie je kampaňový web ""Probereme Jihlavu"" https://jihlava.cz/proberemeji/ . Mapa pro sběr online podnětů je stále veřejná a postupně do ní úřad zanáší i reakce/vypořádání. https://sgis.jihlava-city.cz/web/KP_socio_analyza_mapa.html ; instrukce pro osoby, které se chtěli zapojit do virtuálních kaváren jsou zde: https://jihlava.cz/virtualni-kavarna/d-542846/p1=143193; Celá zpráva "" Jihlava pohledem veřejnosti"" je k dispozici zde: https://jihlava.cz/vystupy/d-542940/p1=143227 (na stejném místě je i zpráva z mapování názorů děti - Jihlava pohledem dětí). "
Začátek aktivity:	01.01.2021
Konec aktivity:	31.03.2021
Rozpočet
Jaké byly finanční náklady na realizaci aktivity?	[tis. Kč] 188
Jak byla aktivita financována?	Z vlastních zdrojů města.
Detailní rozpis:	Zaškolení facilitátorského týmu (15000,-); virtuální kavárny (33286,-); mediální kampaň ke sběru podnětů (cca 140 000,- grafika, tisky, inzerce)
Doporučení a inspirace
Jaká doporučení/rady lze z realizace Vašich aktivit vyvodit a poskytnout ostatním obcím/městům s podobným záměrem?	"Nebojte se zapojovat veřejnost online. Když přehledně a srozumitelně a v předstihu připravíte návody a pravidla (ideálně vizuálně zpracované), lidé si elektronické nástroje rádi osvojí. Ne zcela překvapivě se veřejnost zapojovala v době, kdy byl významně omezen osobní kontakt. Vyškolte váš tým v online facilitaci - prozkoumejte více aplikací - zjistěte si výhody a nevýhody a pracujte s tou, která je bezpečná a pro váš tým vstřícná. Pracujte s mapami i v on-line prostředí. Buďte transparentní - sesbírané podklady i jejich vypořádání mějte na webových stránkách (nezapomeňte uvádět data vzniku jak podnětů od veřejnosti, tak reakcí radnice na ně). Pro maximální výtěžnost mapování názorů veřejnosti je klíčové zapojení sociologa/socioložky. Mapování formou pocitových map ve většině případů nezjišťuje, PROČ se lidé na tom místě cítí ne/dobře apod. Klíčové je dobře se ptát. Výtěžnost podnětů se pak zvyšuje například tím, že zjištěné informace poslouží např. odboru rozvoje, odboru dopravy, ale i tiskovému mluvčímu v případ, že navazující kroky radnice reagují na potřeby místních lidí. Ověřte si u vedení města, že rozumí tomu, co se bude dít a proč a jak se bude z výstupy pracovat (viz rizika)."
Rizika, překážky a pozitivní okamžiky v procesu realizace
Setkali jste se při realizaci aktivit/projektu s událostí, která je/ho zásadně ovlivnila?	Do procesu kvalitativního sběru silných a slabých stránek města, příležitostí a hrozeb mělo v okamžiku sběru významnou potřebu zasahovat část vedení města. Vznikla potřeba okamžitě reagovat na slabé stránky ujišťováním, že na opravě nebo rozvoji toho kterého místa se přece už pracuje apod. V rámci mapování toho, v jakém stavu město je, není na místě medializace projektů a plánů vedení.
Monitorování a evaluace
Byl nějakým způsobem měřen a vyhodnocen dopad realizované aktivity/projektu?	Celému procesu mapování názorů veřejnosti pro tvorbu nové strategie předcházelo pečlivé strategické plánování kampaně a SMART stanovení cílů. Za tím šel i finanční plán kampaně. To vše na úrovni týdnů. Významně celému procesu pomohla externí PRistka - koordinátorka, která průběžně vyhodnocovala účast lidí na mapování a přizpůsobovala tomu chronologicky komunikaci navenek tak, abychom dostali do mapování veřejnost z celého území města a ze všech věkových skupin.
K jakým zjištěním jste při evaluaci aktivity/projektu došli?	Největší efekt co se týče medializace sběru podnětů a ankety neměly placené služby (reklama v rádiích, reklama na sociálních sítích), ale vlastní práce se sociálními sítěmi a lokálními médii. Pro etapu kvalitativního mapování jsme si dali cíl 500 osob, pro kvantitativní ověření 1000 osob. Zatímco první cíle jsme nedosáhli (zapojili jsme cca 400 lidí), druhý cíl jsme překonali (1384 odpovědí na anketu).
Plánujete aktivitu/projekt dále rozvíjet/udržovat?	Formát virtuálních kaváren se osvědčil a vedení města jej využívá téměř každé pondělí k prezentaci a diskusi témat, která aktuálně řeší. Virtuální kavárny zároveň využívá Zdravé město Jihlava k tomu osvětovým přednáškám, oddělení strategického plánování k prezentaci mezivýstupů tvorby strategie.
Média, propagace
Jakým způsobem probíhala komunikace s médii a jaké byly mediální výstupy?	Jak již bylo uvedeno výše - proces sběru podnětů od veřejnosti byl detailně rozpracován spolu s komunikačním plánem kampaně koordinátorkou PR kampaně. Měsíc před samotným sběrem vyšel rozhovor s primátorkou - garantkou procesu tvorby strategického plánu a termíny virtuálních kaváren pro tu kterou část města. Kromě sociálních sítí byly umístěny plakáty ve veřejné dopravě, inzerát v místních novinách a spot v místním rádiu. V druhé etapě - kvantitativním dotazování - jsme si zaplatili i placenou inzerci v rádiu a na sociálních sítích, ale to se při monitoringu a zpětně evaluaci ukázalo jako neefektivní.
Příloha	příloha medializace
Aktéři
Název:	Statutární město Jihlava
IČO nebo jiný registrační údaj:	002 86 010
Adresa:	Masarykovo náměstí 1. Jihlava
Web:	https://jihlava.cz/
Další aktéři
Název:	EDUTICA
Web:	https://www.edutica.cz/
Název:	Petr Klápště
Web:	https://naturesystems.cz/ing-arch-petr-klapste-phd
Název:	Bedřich Musil
Web:	https://www.linkedin.com/search/results/all/?keywords=Bed%C5%99ich%20Musil&origin=GLOBAL_SEARCH_HEADER
Název:	Vendula Svobodová
IČO nebo jiný registrační údaj:	08471436
Adresa:	Vranín č. p. 61, Moravské Budějovice, 67544 Lesonice
Web:	https://lide.pirati.cz/profil/1610/

Popis a výstupy

Čeho se podařilo v rámci Vašich aktivit/projektů dosáhnout?

Naším cílem bylo zapojit veřejnost z celého města do zmapování silných a slabých stránek města Jihlavy, případně příležitostí a hrozeb. Výstup slouží navazujícím etapám tvorby strategického plánu. V kvalitativní části mapování se nám podařilo získat 924 podnětů, v kvantitativní fázi, která měla ověřit váhu podnětů, jsme získali více než 1300 hlasů. Cíle se podařilo dosáhnout prostřectvím pečlivě naplánované komunikační kampaně (v rámci úřadu se zapojením PR externistky), zaškolení facilitátorek v online facilitaci veřejných projednávání externí firmou, detailní přípravy jednotlivých fází participace s urbanistou, geografkou a sociologie. Klíčovou roli sehrálo oddělení GIS, které na míru nastavilo ovládání online mapy i sběr dat tak, aby na ně navazující práce byla maximálně efektivní a vizuálně atraktivní.

Vznikly konkrétní dokumenty (publikace, videozáznamy, metodiky.. )?

ANO

K celému procesu tvorby Strategie je kampaňový web ""Probereme Jihlavu"" https://jihlava.cz/proberemeji/ . Mapa pro sběr online podnětů je stále veřejná a postupně do ní úřad zanáší i reakce/vypořádání. https://sgis.jihlava-city.cz/web/KP_socio_analyza_mapa.html ; instrukce pro osoby, které se chtěli zapojit do virtuálních kaváren jsou zde: https://jihlava.cz/virtualni-kavarna/d-542846/p1=143193; Celá zpráva "" Jihlava pohledem veřejnosti"" je k dispozici zde: https://jihlava.cz/vystupy/d-542940/p1=143227 (na stejném místě je i zpráva z mapování názorů děti - Jihlava pohledem dětí). "

Začátek aktivity:

01.01.2021

Konec aktivity:

31.03.2021

Rozpočet

Jaké byly finanční náklady na realizaci aktivity?

[tis. Kč] 188

Jak byla aktivita financována?

Z vlastních zdrojů města.

Detailní rozpis:

Zaškolení facilitátorského týmu (15000,-); virtuální kavárny (33286,-); mediální kampaň ke sběru podnětů (cca 140 000,- grafika, tisky, inzerce)

Doporučení a inspirace

Jaká doporučení/rady lze z realizace Vašich aktivit vyvodit a poskytnout ostatním obcím/městům s podobným záměrem?

"Nebojte se zapojovat veřejnost online. Když přehledně a srozumitelně a v předstihu připravíte návody a pravidla (ideálně vizuálně zpracované), lidé si elektronické nástroje rádi osvojí. Ne zcela překvapivě se veřejnost zapojovala v době, kdy byl významně omezen osobní kontakt. Vyškolte váš tým v online facilitaci - prozkoumejte více aplikací - zjistěte si výhody a nevýhody a pracujte s tou, která je bezpečná a pro váš tým vstřícná. Pracujte s mapami i v on-line prostředí. Buďte transparentní - sesbírané podklady i jejich vypořádání mějte na webových stránkách (nezapomeňte uvádět data vzniku jak podnětů od veřejnosti, tak reakcí radnice na ně). Pro maximální výtěžnost mapování názorů veřejnosti je klíčové zapojení sociologa/socioložky. Mapování formou pocitových map ve většině případů nezjišťuje, PROČ se lidé na tom místě cítí ne/dobře apod. Klíčové je dobře se ptát. Výtěžnost podnětů se pak zvyšuje například tím, že zjištěné informace poslouží např. odboru rozvoje, odboru dopravy, ale i tiskovému mluvčímu v případ, že navazující kroky radnice reagují na potřeby místních lidí.
Ověřte si u vedení města, že rozumí tomu, co se bude dít a proč a jak se bude z výstupy pracovat (viz rizika)."

Rizika, překážky a pozitivní okamžiky v procesu realizace

Setkali jste se při realizaci aktivit/projektu s událostí, která je/ho zásadně ovlivnila?

Do procesu kvalitativního sběru silných a slabých stránek města, příležitostí a hrozeb mělo v okamžiku sběru významnou potřebu zasahovat část vedení města. Vznikla potřeba okamžitě reagovat na slabé stránky ujišťováním, že na opravě nebo rozvoji toho kterého místa se přece už pracuje apod. V rámci mapování toho, v jakém stavu město je, není na místě medializace projektů a plánů vedení.

Monitorování a evaluace

Byl nějakým způsobem měřen a vyhodnocen dopad realizované aktivity/projektu?

Celému procesu mapování názorů veřejnosti pro tvorbu nové strategie předcházelo pečlivé strategické plánování kampaně a SMART stanovení cílů. Za tím šel i finanční plán kampaně. To vše na úrovni týdnů. Významně celému procesu pomohla externí PRistka - koordinátorka, která průběžně vyhodnocovala účast lidí na mapování a přizpůsobovala tomu chronologicky komunikaci navenek tak, abychom dostali do mapování veřejnost z celého území města a ze všech věkových skupin.

K jakým zjištěním jste při evaluaci aktivity/projektu došli?

Největší efekt co se týče medializace sběru podnětů a ankety neměly placené služby (reklama v rádiích, reklama na sociálních sítích), ale vlastní práce se sociálními sítěmi a lokálními médii.
Pro etapu kvalitativního mapování jsme si dali cíl 500 osob, pro kvantitativní ověření 1000 osob. Zatímco první cíle jsme nedosáhli (zapojili jsme cca 400 lidí), druhý cíl jsme překonali (1384 odpovědí na anketu).

Plánujete aktivitu/projekt dále rozvíjet/udržovat?

Formát virtuálních kaváren se osvědčil a vedení města jej využívá téměř každé pondělí k prezentaci a diskusi témat, která aktuálně řeší. Virtuální kavárny zároveň využívá Zdravé město Jihlava k tomu osvětovým přednáškám, oddělení strategického plánování k prezentaci mezivýstupů tvorby strategie.

Média, propagace

Jakým způsobem probíhala komunikace s médii a jaké byly mediální výstupy?

Jak již bylo uvedeno výše - proces sběru podnětů od veřejnosti byl detailně rozpracován spolu s komunikačním plánem kampaně koordinátorkou PR kampaně. Měsíc před samotným sběrem vyšel rozhovor s primátorkou - garantkou procesu tvorby strategického plánu a termíny virtuálních kaváren pro tu kterou část města. Kromě sociálních sítí byly umístěny plakáty ve veřejné dopravě, inzerát v místních novinách a spot v místním rádiu. V druhé etapě - kvantitativním dotazování - jsme si zaplatili i placenou inzerci v rádiu a na sociálních sítích, ale to se při monitoringu a zpětně evaluaci ukázalo jako neefektivní.

Příloha

příloha medializace